CABA. Desde el primer boletín municipal de la Ciudad hasta el acta de nacimiento de Charly García ya están digitalizadas. Se trata de un proyecto sin precedentes en la Argentina.
La modernización de la administración pública es una de las prioridades a nivel mundial de las gestiones estatales en los últimos años. No solo implica un pasaje del papel al archivo digital que beneficia al cuidado del medioambiente, sino que también agiliza el tiempo de respuesta hacia las peticiones y solicitudes de los vecinos al momento de requerir cierta documentación para diferentes tipos de trámites.
Por estas razones, la Ciudad intensifica las tareas de digitalización de su Archivo General. El proyecto se llama ArchiBA y representa una gestión documental basada en una forma más ágil y moderna de administrar, preservar, digitalizar, indexar (registrar de manera ordenada) y gestionar los documentos. Se trata de una iniciativa de características sin precedentes en un organismo estatal, que ya le permitió preservar más de 6 millones y medio de documentos públicos.
Al digitalizar la información y depurar el papel, el Gobierno porteño redujo la cantidad de residuos papeleros, promoviendo la reutilización y reciclaje de materiales. A la fecha, se depuraron alrededor de 84 toneladas de papel, lo que representa un avance enorme en la gestión administrativa.
En términos financieros, el proyecto significó un ahorro de más de 10 millones de dólares desde su inicio a la fecha. “ArchiBA es el proyecto de digitalización más grande de la historia de la administración pública de Buenos Aires”, expresó Germán Medina, Gerente Operativo de Diseño de Proyectos Digitales de la Secretaría Legal y Técnica porteña.
Desde su planta de más de 11 mil metros cuadrados, ubicada en el barrio de Parque Patricios, una dotación de 62 trabajadores especializados clasifica, archiva y conserva documentos de interés para los porteños: expedientes de los ministerios, legajos de empleados, de docentes, historias clínicas de hospitales y de pacientes, planos de obras públicas y de habilitaciones, libros de educación, títulos de estudio secundario, actas de nacimiento, matrimonio y defunción, entre otros.
La información en formato físico almacenada es digitalizada a través de modernos scanners de alta velocidad, permitiendo dar respuesta a grandes volúmenes de documentos en tamaño A4 y planos de distintos tipos y formatos. “A partir de los scanners de alta velocidad podemos digitalizar hasta 50 mil imágenes por día”, detalló Medina.
Posteriormente, la documentación digitalizada es indexada a través de varios campos, logrando así mayor seguridad en el resguardo de la información y generando una búsqueda más eficiente y mejores tiempos de respuesta a las solicitudes de los distintos organismos internos y vecinos de la Ciudad.
Al presente, el foco del trabajo está en recuperar el papel depurado para su posterior reciclado, cerrando así el ciclo de vida de los materiales y minimizando el impacto ambiental, además de darle a ArchiBA un compromiso o responsabilidad con impacto social; un trabajo conjunto con la Dirección General de Reciclado del GCABA, a través de la Cooperativa Reciclando Trabajo y Dignidad.
El proyecto es impulsado por la Secretaría Legal y Técnica, que encabeza Leticia Montiel y se enmarca en el proceso de modernización de la gestión encarado a partir de 2009, cuando comenzó a implementarse la Ley N° 3304 de Modernización de la Administración Pública, donde se introducen los “Archivos Electrónicos”.
«Resguardamos todo tipo de información, por ejemplo tenemos actas de nacimiento históricas. Una de las más viejas que tenemos es del año 1886”, declaró Medina. Y añadió: “Al tener las distintas actas de nacimiento, tenemos a nuestro cuidado las de personajes históricos de la Ciudad y de gran influencia mundial, como Jorge Luis Borges y Charly García”.
Desde el inicio del proyecto en 2017 hasta la fecha se migraron más de 157 mil cajas y se digitalizaron más de 116 millones de imágenes.
